In 10 Tagen von live zu virtuell

Die SAP NOW gehört für den führenden Softwarehersteller zu den wichtigsten Kundenanlässen auf der alljährlichen Agenda. Diesen März wurde der Event kurzfristig von den Räumlichkeiten des CCB in die Virtual Reality verlegt.
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Rund 3'500 Registrationen von Partnern und Kunden werden an der zweitägigen SAP NOW für gewöhnlich verzeichnet. Ganz ihrer Geschäftstätigkeit entsprechend hat sich das Unternehmen in Zusammenhang mit dem Corona-Lockdown dazu entschieden, den Grossanlass nicht abzusagen – sondern mithilfe des Congress Center Basel (CCB) in die virtuelle Realität zu verlegen. "Einerseits hatten wir für beide Tage eine Top-Agenda mit hochkarätigen Speakern zusammengestellt. Andererseits hatten wir so viele Anmeldungen zu verbuchen wie noch nie. Das hat uns praktisch dazu verpflichtet, nicht einfach abzusagen, sondern unseren Gästen etwas zu bieten", blickt Dirk Scherble von der SAP Schweiz zurück. Mit dem Festhalten an der SAP NOW hat das Unternehmen den Gästen eindrücklich aufgezeigt, wie wichtig diese dem Unternehmen sind – und wie enorm flexibel, agil und up to date die SAP ist.

Eindrückliche Zahlen
Die Verlegung des Anlasses innert lediglich 10 Tagen vom Live-Event in die Virtual Reality war eine Herausforderung. "Das CCB hat flexibel und kollaborativ mit uns an der Realisierung gearbeitet. Das haben wir sehr geschätzt - echte Partnerschaft!", sagt Dirk Scherble. Darüber hinaus wurde dem CCB aufgezeigt, wie die Abwicklung, die Infrastruktur und die Technik weiter optimiert werden können. Im Gegensatz zu bereits etablierten virtuellen Formaten wie etwa dem Webinar ist ein virtueller Kongress um einiges vielschichtiger und komplexer. Bei der SAP NOW wurden parallel bis zu sechs Sessions in drei Sprachen gleichzeitig live produziert. Rund 90 Prozent der geplanten Vorträge konnten live vor Ort aufgezeichnet werden. Geboten wurden unterschiedliche Formate wie Digital Experience, virtuelle Live-Szenarien und Showcases, virtuelle Partnerstände inklusive Interaktion mit Experten, Chats etc. Mit einem DJ und Moderation wurde Live-Ambiente geschaffen. "Eine virtuelle Präsentation sollte noch spannender und knackiger sein als eine vor Publikum, da die Reaktionen entfallen. Am besten versetzt man sich in die Rolle des virtuellen Gastes und überlegt sich, was einen davon abhalten würde, wegzuklicken", gibt Dirk Scherble Tipps für ein gutes virtuelles Gelingen. Kurz und knapp, inspirierend und stark präsentiert sollte eine Präsentation rüberkommen.

Live-Kommunikation und -Interaktion
Virtuelle Möglichkeiten hin oder her: Die persönliche Begegnung und das Networking im Geschäftsalltag kann mit keiner Videokonferenz, keinem Chat und keinem Streaming 1:1 ersetzt werden. Auch der SAP ist die Live-Kommunikation und -Interaktion wichtig. "Ich glaube aber, dass es zukünftig mehr Hybrid-Modelle geben wird, also ein Event-Erlebnis, das beide Welten vereint", sagt Dirk Scherble. So können z. B. während einem Anlass Live-Referate aufgezeichnet werden, die im Anschluss in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Das Kombinieren und Connecten von Live- und persönlichen Events spielt auch für das Team des CCB eine immer grössere Rolle. Die Dimension des virtuellen Angebots des CCB reicht von der Organisation eines überschaubaren Videomeetings via Zoom bis zum voll ausgestatteten Studio für professionelle Videoproduktionen in Basel oder an weiteren internationalen Standorten.