Hybride und virtuelle Events: Ein Erfahrungsbericht.

Bieten hybride und virtuelle Eventformate tatsächlich eine valable Alternative zum gewohnten Veranstaltungsbetrieb? Diese Frage stellt sich momentan wohl so mancher Organisator von Kongressen oder Messen. Deshalb finden Sie nachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse aus den Pionieranlässen in der Messe Basel.
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Die Zwischenbilanz: So schneiden die ersten Veranstaltungen ab.
Die Kennzahlen des ersten digitalen Grosskongresses der Schweiz können sich sehen lassen: Für die Jahrestagung der Deutschen, Österreichischen und Schweizerischen Gesellschaften für Hämatologie und Onkologie (DGHO) hatten sich 5'500 Teilnehmende registriert. Und von diesen haben sich zwischen dem 9. und 11. Oktober 2020 rund 5‘200 auf der dazugehörigen Online-Plattform eingeklinkt.

Das Annual Biocontrol Industry Meeting (ABIM), welches vom 19. bis 21. Oktober 2020 im Congress Center Basel durchgeführt wurde, verzeichnete immerhin 500 Interessenten und 1200 Logins über drei Veranstaltungstage. Die Plenary Sessions konnten einen Höchstwert von 380 Zugriffen zur gleichen Zeit verbuchen. Auf ähnliche Besucherfrequenzen kam CLINAM, der zwölfte European and Global Summit for Nanomedicine vom 26. bis 28. Oktober 2020, bei dem nicht nur die Teilnehmenden, sondern auch die Referenten von ausserhalb zugeschaltet wurden.

Der Blick in die Zukunft: Das sind die Learnings.
So erfreulich diese Zahlen anmuten, eines haben all diese Anlässe gemein: Die Teilnehmenden waren im Anschluss der Meinung, dass der persönliche Austausch nur bedingt möglich war. Dem können Organisatoren jedoch gegensteuern, indem sie ihren Blickwinkel verändern. Anstatt das Ganze 1:1 in den virtuellen Raum zu verlegen, bedarf es nämlich einer umfassenden Anpassung der Eventarchitektur. Unter anderem hat sich gezeigt, dass im World Wide Web eher kürzere Sessions gefragt sind. Dennoch sollte man genügend Pausen einplanen. Zudem sollten Veranstalter nicht an Personal sparen. Zwar benötigt man an neuralgischen Punkten wie der Garderobe weniger Manpower, dafür sind die sorgfältige Betreuung der Chats und die virtuelle Präsenz des Gastgebers äusserst relevant.

Das Team der MCH Venues freut sich darauf, die gewonnenen Erkenntnisse bei der Planung der nächsten Events einfliessen zu lassen. Unabhängig davon, ob diese online oder live abgehalten werden. Denn auch Letztere werden davon profitieren, dass sich die Branche in den vergangenen Monaten intensiv mit der Digitalisierung auseinandergesetzt hat.